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領収書を手書きにすべきかパソコンにすべきかで迷ったら・・・

2018.5.24

領収書は手書きでもパソコンでも作成することができますが、どちらの方がより効率的で正確なのか、それが焦点になるのではないでしょうか。

手書き領収書にする問題点とは?手書き領収書にする際の注意点とは?パソコンでエクセル化したほうが不正防止になる!?

領収書はレシートでも問題ないのかなど、領収書に関する疑問にお答えします。

領収書は手書き?それともパソコンにすべき?

手書き領収書の問題点について考えてみると、手書きよりもパソコンで印刷する方が誤字脱字もなく簡単に済むのではないかと思いますよね。

経理の観点からすると問題が出てきますが、実は手書きの領収書では支出の中身がわからないので、経理処理ができないことがあります。領収書をみただけで、具体的に何の代金なのか、詳細がわからないこともあるのだそうです。

しかし、手書きの領収書をもらわないと、経費の精算がされない会社に勤めているかたもいると思います。

いくら税務署が監査法人がOKを出していても、会社の経理部が手書きの領収書ではないと精算してくれません。

精算してくれないとは言わなくても、なるべく手書きの領収書を入手するように進めている会社は多く存在しています。

領収書はレシートのイメージが強い?

昔からレシートだとプライベートの支出なのか、会社の経費なのか区別がつかなくなってしまうと言われています。レシートの最大の欠点は、宛名書きがないので、個人での支出なのか、法人なのか、誰が支出したのか、証明ができません。でも、そんなところを強調してしまったら、手書きの領収書に対しても同じことが当てはまります。

店員さんは、領収書の宛名を書くのに、お客さんの本人確認などしません。
お客さんが言われたとおりに宛名をかくので、その気になれば子供でさえ手書きの領収書を書いてもらうことが可能になります。

領収書をパソコンではなく手書きする際のポイントとは

領収書をパソコンではなく、手書きする際のポイントが二つありますのでご紹介して行こうと思います。

領収書を手書きする場合には、日付が大きなポイントになる。

領収書を書くときには「お金の引渡しがあった日」日付を書くのか原則です。

平成○年 20xx年 ○月○日

元号、または西暦できちんと日付を書きます。

時々、お金の動きがあった日ではなく、別の日を記載して欲しいと依頼してくる場合がありますが、実際にお金を受け取っていれば、別の月日を記載しても、有効です。
しかし、別の日を記載することにより、税金逃れをしてる場合は脱税を手伝ったとして、刑罰を受ける可能性があるので、注意が必要です。

領収書を手書きする場合には相手の正式名称を書くのがポイント。

相手の名前、上様ではなく、正式名称を書いて下さい。
上様はよく使われますが、上様では税金の処理でトラブルになる可能性があるので、正式名称を書いた方が無難です。

また、会社名を書くときには、株式会社を(株)と略すのはやめて、株式会社○○、○○株式会社、と正確に書きましょう。誤字になると、領収書が無効になることもあるので、間違わずに書きましょう。

宛名についてですが相手の名刺などをみせて書いた方が、正式名称を間違わずに書け安全です。

領収書は手書きではなくパソコンでシステム化する方が不正防止になる?

これまで、社員の不正防止などのため、販売管理や在庫管理などについて様々なシステムが導入されてきました。システム化されたことにより、その効果を発揮しています。さらにそのシステム化を生かし手書きの領収書ではなく、パソコンで領収書を作成できるシステム化をすることにより現在では、領収書による社員の不正は少なくなってきているとされています。

逆に、システムが導入されていない場合、領収書を発行しておかないと、その部分に穴ができてしまい、不正ができる状態になってしまう可能性がでてきます。領収書を発行さえしていれば、現金売上を懐に入れたとしても、後からチェックすることで判明します。

この不正を防止するには次のような対応が必要になります。

現金商売の場合は、在庫の注文、受注をシステム化し、在庫の減少との不一致により、売上げを抜き取る不正を判明させることができるようになるのです。

領収書はレシートでも問題ないの?

結論から言うと、レシートでも問題ありません。昔はレシートに店名や住所や品名の記載がなかったので、レシートは証拠書類としては認められませんでした。しかし、最近ではレシートが領収書以上に詳細が書かれているため、領収書以上に証拠書類として質が高いのではと言われています。

それでもレシートには誰が支払ったかわからない、宛名がないというデメリットがあります。領収書はその点、宛名が記載されているので、誰が支払ったかは明確であり、会社に必要がないものでも処理できてしまいます。ですので、本屋に行って会社用の参考書籍を買おうが、プライベート用で漫画本を買おうが、領収書は「お品代」として処理が可能になります。

なので、領収書・レシート、どちらにもメリット・デメリットがあります。レシートでも問題はありませんが、会社によっては領収書しか処理を認めないところもあるので、領収書で処理するほうが安全かもしれません。

領収書は個人でも発行してもいいの?

領収書は個人で発行しても良いのか。

領収書は、お金の受け取りを証明する証拠書類ですので、もし、取引相手が領収書が欲しい場合は相手に対して発行する義務があります。

でも、ネットなどの簡単決済の場合、クレジットカードの明細や決済の画面のプリントが領収書になるので、そういった場合は、出品者側は断ることができます。

ただ、どうしても取引相手が領収書を必要としている場合は、備考欄に領収書発行の旨を記述しましょう。クレジットでの明細と領収書発行の二重発行を避けるためです。

取引相手がどういった形の領収書を必要としているのか、確認してから作成する方が安心です。

簡単なものでよければ、文房具屋や百円ショップで所定の用紙を購入して作成が可能になります。

この記事の編集者

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