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面接で使う履歴書は返却義務がある?それともない?理由や対応

2018.5.23

面接で必要となる、履歴書ですが一生懸命書いたからできたら返してほしい・・と誰もが一回くらいは考えたことがあるのでは?

バイトの面接で返ってきたことは一度も経験がありませんが、企業の場合は返却義務などはないのでしょうか?

気になる履歴書の返却義務や、面接後の履歴書について紹介します。履歴書が返却されても、使い回しするのはおすすめできませんが参考にするのはいいと思います!

面接の履歴書、返却義務はあるの?

大手の企業であれば、一回の募集に対して300通~500通の履歴書を預かります。

面接をして、会社に相応しい人材を選んだあとの履歴書はどうするのでしょうか?

履歴書は企業側に渡った時点で、企業側のものとなります。どのようなことかというと、企業は

  • 履歴書の所有権を保有
  • 個人情報保護の義務を保有

履歴書の所有権、個人情報保護の義務の責任は企業側が持ちます。

このため、返却する義務というのは含まれません。

あなたが履歴書を企業側に郵送で送った時点、面接で手渡しした時点、企業側が書類を受け取った時点で、所有権があなたから企業側となります。

企業側は、所有権とともに個人情報保護の義務が発生します。

返されることは義務ではないので、気になるのであれば聞いてみるのもいいかもしれません。できれば、面接結果のわかった後がいいでしょう。

面接で使う履歴書の返却義務はないけれど・・・

面接で使う履歴書の返却義務というものは、法律で定められてはいません。

しかし、履歴書はれっきとした個人情報となるのできちんとした管理が必要となります。

履歴書に関わらず、企業は個人情報や顧客情報というデータを保護する義務があります。

企業側は、求人募集前に履歴書の取り扱いについて決めておくといいでしょう。個人情報の取り扱いで応募者とトラブルになるのを防ぐために、採用活動準備として、個人情報の取り扱いはきちんとしておく必要があります。

まず、履歴書を「返却」するか「廃棄」するかを決めましょう。

募集を開始する前に、不採用者の履歴書などの応募書類の取り扱い方針を話し合えるといいですね。個人情報漏えいを防ぐには、履歴書を返却する事が一番かもしれませんが紛失や誤配などのトラブルや送料や人件費がかかってしまいます。

コスト的には、破棄するほうがいいでしょう。

どちらにしても、返却や破棄をきちんと就職希望者に伝えられるといいですね。

面接の履歴書は返却義務がない!返却しないワケ

企業が履歴書の返却をしないのはどんな理由があるのでしょうか?

やはり、一番の理由としては返却するのに費用、人件費がかかるためと言えるでしょう。企業にもよりますが、応募者数が500通を超えるようなところであればその履歴書を返却するだけで莫大の金額となります。

このため、「履歴書は返却しません」となる企業が多いのです。

では、履歴書の管理はどのように行っているのでしょうか?

採用活動終了までは鍵付書庫で保管し、終了後シュレッダーにかけるというところが多いようです。

保管方法は、企業によって違いますが一年の採用活動が終わったときにすべてシュレッダーにかけるところもあれば、採用者が決定したらシュレッダーにかけるなど保管方法、保管期間は企業で定められているようです。

再応募を認めていない企業の場合は、再応募を見つけ出すために書類をPDFデータ化しているところもあるそうです。

面接の履歴書を返却してほしいときにはどうしたらいい?

通常は採用、不採用に関係なく履歴書は返ってこないと考えておいたほうがいいでしょう。
しかし、どうしても履歴書を返却して欲しいなら事前に依頼しましょう。履歴書には志望理由や勤務地までの通勤時間などが記載されているので、返却されたとしても再利用するのは難しいと思います。

返却という手段よりかは、事前にコピーを取っておいたりデータ化しておくといいでしょう。

返却に対して、対応してくれる場合が多いのは転職のケースです。

応募者が少ない場合は、応募段階や面接段階で、もし不採用の場合は返却を希望しますと言っておくのもいいでしょう。

しかし、返却義務はないので断られることもあります。

返却が可能であれば、返信用の封筒、切手などを用意しておきましょう。

転職の場合にしても、履歴書をコピーしておいたりデータ化しておくことをおすすめします。

履歴書で、もし不採用となるのであればどんなところがよくなかったのかを知るためにも履歴書のコピーやデータとして残すのはやっておくべきでしょう。

面接の履歴書を返すか返さないかは企業の規模にもよる?

履歴書は、返却義務はありませんが約4割の企業が本人に返却を行っているそうです。

その理由として個人情報管理の意識が高まっていること、企業側の「個人情報を抱えたくない」という理由から不採用となった人の履歴書は返してるとのこと。

以前は、保管期間までは保管しその後処分していたけれどコンプライアンスの問題も考慮し本人に伝え不採用の場合は返却しているところや、応募者のことを考え返却しているという企業が増えていると言えるでしょう。

要望があれば返却しているという企業もあります。

「処分しても構わない」という応募者もいるでしょうし、「返却希望」という応募者もいるでしょう。

企業、応募者のどちらも、意思表示することが大切なのかもしれません。

企業は、履歴書の保存、破棄についての説明をし応募者は返却希望、返却不要のようなことを伝えるようにしましょう。

「返却してない」「返却しない」という企業は、募集要項などに応募書類を返却しないことを明記しています。

そもそも、電子データで受領している企業もあります。これからは、このような電子データでの募集が増えてくるでしょう。

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